Handreiking privacy ouders

Wat doet samenwerkingsverband Kindkracht met de gegevens van mijn kind? 

Als uw kind extra ondersteuning krijgt of nodig heeft op school, zullen er gegevens nodig zijn over de behoefte aan ondersteuning van uw kind. Dit zijn gewone persoonsgegevens als naam en adres, en bijzondere gegevens als bijvoorbeeld informatie over gezondheid of problemen in de ontwikkeling van uw kind. De school, maar ook andere specialisten, hebben deze gegevens nodig om uw kind goed te kunnen helpen. Het is voor u als ouder goed om te weten wat uw rechten zijn in verband met de privacy van uw kind. In deze handreiking leest u daar meer over. 

Het samenwerkingsverband 

Als uw kind extra ondersteuning krijgt of nodig heeft op school, kan het zijn dat de school daarvoor aanklopt bij het ‘samenwerkingsverband passend onderwijs’. Op Voorne Putten Rozenburg is dit samenwerkingsverband Kindkracht. Voordat de school contact opneemt met SWV Kindkracht zal men altijd eerst met de ouders in gesprek gaan. In het samenwerkingsverband zitten alle samenwerkende scholen en hun besturen uit de regio. Samen kijken zij wat kinderen nodig hebben en wat zij kunnen bieden. Zij hebben daarvoor persoonsgegevens van uw kind nodig om aan de slag te kunnen. In de wet staat dat het samenwerkingsverband de informatie over uw kind mag gebruiken als dat nodig is. Dit is bijvoorbeeld bij: 

  • het toekennen van een arrangement of extra geld voor de ondersteuning van uw kind; 
  • het adviseren van de school over de ondersteuningsbehoefte van uw kind; 
  • het bepalen of uw kind toelaatbaar is tot het speciaal (basis)onderwijs. 

Bewaren en delen 

SWV Kindkracht mag de gegevens van leerlingen niet zomaar aan anderen geven, behalve aan de school waar uw kind is aangemeld of ingeschreven. SWV Kindkracht bewaart de gegevens daarom op een plaats waar alleen de medewerkers van Kindkracht, en deskundigen die adviseren over de toelaatbaarheid tot het speciaal (basis)onderwijs bij kunnen komen. De gegevens worden goed (digitaal) beveiligd. Bij SWV Kindkracht werken we met Kindkans. Dit is een omgeving waar alleen gemachtigden toegang tot hebben, en waarvoor zij een gebruikersnaam en wachtwoord nodig hebben. De gegevens worden 3 jaar bewaard, of gedurende de looptijd van een afgegeven toelaatbaarheidsverklaring. 

Toelaatbaarheidsverklaring 

Is speciaal (basis)onderwijs de beste plek voor uw kind? Dan vraagt de school daarvoor een toelaatbaarheidsverklaring aan bij SWV Kindkracht. Wettelijk mag dit zonder medewerking van u als ouder. De goede werkwijze is om dit wel eerst met u als ouder te bespreken.  

De school moet u informeren over het vastleggen van persoonsgegevens en over het doorsturen van die gegevens aan het samenwerkingsverband. In vrijwel alle gevallen zal de school u hier niet alleen over informeren, maar tevens uw toestemming vragen (door een handtekening onder een akkoordverklaring). Bent u niet akkoord met de aanvraag voor de toelaatbaarheidsverklaring, vraag dan of uw mening (zienswijze) erbij vermeld kan worden. U kunt bij de bestuurder van SWV Kindkracht een second opinion aanvragen door 2 onafhankelijke deskundigen. Indien u geen overeenstemming kunt bereiken kunt u een bezwaar indienen tegen het afgeven van de toelaatbaarheidsverklaring bij de bestuurder van SWV Kindkracht. Voor de procedure verwijzen wij u naar de afgegeven toelaatbaarheidsverklaring of onze website (www.swvkindkracht.nl).  

Informatie en toestemming 

Het moet voor u als ouder duidelijk zijn welke informatie wordt gedeeld en vastgelegd. Wanneer er onderzoek gedaan wordt naar uw kind (bijvoorbeeld door een psycholoog of orthopedagoog) of wanneer informatie over uw kind wordt gedeeld met andere specialisten, is in elk geval eerst uw toestemming nodig. Voor het opvragen van informatie over uw kind bij andere instanties buiten het onderwijs heeft het samenwerkingsverband ook uw toestemming nodig. 

Recht op inzage 

Als ouder heeft u altijd recht om de gegevens van uw kind te bekijken. Wanneer u hierom vraagt, moet u binnen 4 weken een reactie hebben gekregen. Kinderen mogen vanaf 16 jaar zelf hun gegevens inzien. U heeft als ouder recht op correctie van de gegevens, u kunt daarvoor een verzoek om verbetering, aanvulling of verwijdering van bepaalde gegevens indienen. Binnen 4 weken neemt SWV Kindkracht hierover een beslissing (wel, gedeeltelijk of niet ingaan op het verzoek). Tot slot hebben ouders ook recht van verzet. Dit houdt in dat iemand het recht heeft bezwaar te maken (verzet aan te tekenen) tegen bepaalde vormen van gebruik van zijn/haar gegevens door een organisatie. Daarvoor moet de ouder een verzoek indienen om beëindiging van de registratie van persoonsgegevens. Hierover doet SWV Kindkracht binnen 4 weken een uitspraak. Volgens de wet kan een ouder tegen dit besluit bezwaar en beroep aantekenen. 

Privacybeleid 

SWV Kindkracht heeft een regeling voor de bescherming van persoonsgegevens en beleid over uitwisseling van informatie. De afspraken die hierover gemaakt zijn staan in ons ondersteuningsplan en op onze website.